एक प्रभावी वित्तीय रिपोर्टिंग के लिए कम्प्यूटरीकृत लेखाकंन प्रणाली का उपयोग किया जाता है।
कम्प्यूटरीकृत लेखाकंन प्रणाली में कम्प्यूटर का उपयोग शामिल है। लेखाकंन सॉफ्टवेयर का प्रयोग
लेनदेनों को रिकार्ड करने के लिए स्टोर करने और वित्तीय डेटा का विष्लेशण करने के लिए किया
जाता है। ये सॉफ्टवेयर प्रोग्राम कम्पनी के कंप्यूटर, के एक नेटवर्क सर्वर पर संग्रहीत होते है, अथवा
इंटरनेट के माध्यम से दूर दराज तक पहुंचाए जाते हैं। ‘कम्प्यूटरीकृत लेखाकंन’ लेखाकंन के क्षेत्र में एक तकनीकी प्रगति का प्रतिनिधित्व करता है। व्यवसाय
का लेखाकंन जोखा उपयोगकर्त्ता को आय और व्यय स्थापित करने की अनुमति देता है। जैसे किराया
या बिक्री, आय, वेतन, विज्ञापन खर्च और माल की लागत। उनका उपयोग बैंक खातो का प्रबंधन करने,
बिलों का भुगतान करने के लिए भी किया जा सकता है।
2. यह लेखाकंन प्रणाली न्यूनतम स्तर तक सटीक होने के लिए डिजाईन की गई है। एक बार डेटा सिस्टम में प्रवेष कर जाता है तो जोड़ और घटाव सहित सभी गणनाएं सॉफ्टवेयर द्वारा स्वाचालित रूप से की जाती है।
3. लेखाकंन सॉफ्टवेयर का उपयोग करने से, व्यक्ति कार्यालय से बाहर होने के बाद भी लेखाकंन डेटा का उपयोग सुरक्षित रूप से तथा आसनी से कर सकता है। यह तभी संभव होता है जब ऑनलाईन लेखाकंन समाधान का उपयोग किया जा रहा हो।
4. कंप्यूटर का उपयोग करने वाले खातों को देखने से उपयोगकर्ता विभिन्न स्वरूपों में डेटा को देखने के विकल्प का लाभ उठा सकते हैं यानी कोई भी टेबल में डेटा देख सकता है और विभिन्न प्रकार के चार्ट का उपयोग कर सकता है।
5. चूंकि गणना बहुत सटीक होती हैं, इसलिए कम्प्यूटर द्वारा तैयार वित्तीय विवरण अत्यधिक विश्वसनीय है।
6. जब कोई कम्पनी का विस्तार होता है, तो सिस्टम में दर्ज किए गए लेन-देन की संख्या बढ़ जाती है जिसके जिसके परिणामस्वरूप लेखांकन की आवश्यकता न केवल बढ़ जाती है, बल्कि और अधिक जटिल हो जाती है। कम्प्यूटरीकृत लेखांकन के साथ सब कुछ सीधा रखा जाता है क्योंकि सॉफ्टवेयर का उपयोग करके डेटा को स्थानांतरित करना कागजात के एक गुच्छे के माध्यम से स्थानांतरित करने की तुलना में आसान है।
7. लेखाकंन सॉफ्टवेयर का उपयोग करने से खातों को तैयार करने की पूरी प्रक्रिया तेज हो जाती हैं। इसके अलावा विवरण ओर रिपार्ट एक बटन के क्लिक करने से तुरंत तैयार हो सकते हैं। एक महत्वपूर्ण रिपोर्ट पर हाथ रखने के लिए प्रबंधकों को घंटों, दिनों तक इंतजार नहीं करना पड़ता है।
8. नवीनतम डेटा का बचाया जा सकता है और ऑफ साईट स्थानों में संग्रहित किया जा सकता है। यह भूकंप, आग, बाढ़ जैसी प्राकृतिक और मानव निर्मित आपदाओं से सुरक्षित है। आपदाओं के मामले में सिस्टम को दूसरे कम्पयूटर पर जल्दी से बहाल किया जा सकता है। इस स्तर की सावधानी केवल कम्प्यूटरीकृत सिस्टम द्वारा ही ली जा सकती हैं।
कम्प्यूटरीकृत लेखांकन के लाभ और सीमाएं
कम्प्यूटरीकृत लेखांकन के लाभ -
कम्प्यूटरीकृत लेखांकन के बहुत से लाभ है। आइये उनके बारे में विस्तृत रूप से वर्णन करें।1. जैसा कि सभी गणनाओं को कम्प्यूटरीकृत सॉफ्टवेयर द्वारा नियंत्रित किया जाता
है। लेखांकन कई अन्य सांसारिक और समय लेने वाली प्रक्रियाओं को समाप्त करता है। एक
बार जारी किए गए बीजक का स्वत: रूप से प्रक्रियाकृत होने के कारण समय की बचत होती
है।
2. यह लेखाकंन प्रणाली न्यूनतम स्तर तक सटीक होने के लिए डिजाईन की गई है। एक बार डेटा सिस्टम में प्रवेष कर जाता है तो जोड़ और घटाव सहित सभी गणनाएं सॉफ्टवेयर द्वारा स्वाचालित रूप से की जाती है।
3. लेखाकंन सॉफ्टवेयर का उपयोग करने से, व्यक्ति कार्यालय से बाहर होने के बाद भी लेखाकंन डेटा का उपयोग सुरक्षित रूप से तथा आसनी से कर सकता है। यह तभी संभव होता है जब ऑनलाईन लेखाकंन समाधान का उपयोग किया जा रहा हो।
4. कंप्यूटर का उपयोग करने वाले खातों को देखने से उपयोगकर्ता विभिन्न स्वरूपों में डेटा को देखने के विकल्प का लाभ उठा सकते हैं यानी कोई भी टेबल में डेटा देख सकता है और विभिन्न प्रकार के चार्ट का उपयोग कर सकता है।
5. चूंकि गणना बहुत सटीक होती हैं, इसलिए कम्प्यूटर द्वारा तैयार वित्तीय विवरण अत्यधिक विश्वसनीय है।
6. जब कोई कम्पनी का विस्तार होता है, तो सिस्टम में दर्ज किए गए लेन-देन की संख्या बढ़ जाती है जिसके जिसके परिणामस्वरूप लेखांकन की आवश्यकता न केवल बढ़ जाती है, बल्कि और अधिक जटिल हो जाती है। कम्प्यूटरीकृत लेखांकन के साथ सब कुछ सीधा रखा जाता है क्योंकि सॉफ्टवेयर का उपयोग करके डेटा को स्थानांतरित करना कागजात के एक गुच्छे के माध्यम से स्थानांतरित करने की तुलना में आसान है।
7. लेखाकंन सॉफ्टवेयर का उपयोग करने से खातों को तैयार करने की पूरी प्रक्रिया तेज हो जाती हैं। इसके अलावा विवरण ओर रिपार्ट एक बटन के क्लिक करने से तुरंत तैयार हो सकते हैं। एक महत्वपूर्ण रिपोर्ट पर हाथ रखने के लिए प्रबंधकों को घंटों, दिनों तक इंतजार नहीं करना पड़ता है।
8. नवीनतम डेटा का बचाया जा सकता है और ऑफ साईट स्थानों में संग्रहित किया जा सकता है। यह भूकंप, आग, बाढ़ जैसी प्राकृतिक और मानव निर्मित आपदाओं से सुरक्षित है। आपदाओं के मामले में सिस्टम को दूसरे कम्पयूटर पर जल्दी से बहाल किया जा सकता है। इस स्तर की सावधानी केवल कम्प्यूटरीकृत सिस्टम द्वारा ही ली जा सकती हैं।
9. कम्प्यूटरीकृत लेखांकन का उपयोग कागज आधारित लेखांकन की तुलना
में अधिक कुषल है, स्वाभाविक रूप से, काम तेजी से किया जाएगा और समय की बचत होगी।
1. लेखाकंन सॉफ्टवेयर का उपयोग करते समय कुछ सॉफ्टवेयर को अतिरिक्त सुविधाओं के लिए अपग्रेड या अपडेट खरीदने की आवश्यकता होती है। आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आपका कम्प्यूटर सॉफ्टवेयर चलाने में इनेबल हो। यदि नहीं, तो आपको अपने कम्प्यूटर को भी अपग्रेड करना होगा। रिपोर्ट देखने के लिए अधिकांष सॉफ्टवेयर के लिए आपके पास अतिरिक्त सॉफ्टवेयर होना आवश्यक है। उदाहरण के लिए कुछ प्रोग्राम आपको PDF फाइल या एक्सेल स्प्रेडषीट के रूप में डेटा निर्यात करने की अनुमति देते है हालाँकि, सॉफ्टवेयर प्रयोग कार्यक्रम के बिना डेटा को देखने की अनुमति देते है हांलाकि सॉफ्टवेयर प्रयोग करने से उपयोगकर्ताओं को अतिरिक्त खर्च वहन करना पड़ सकता है।
2. अगर आपका कम्प्यूटर क्रैष हो जाए या डेटा वायरस के द्वारा दूषित है, आप समस्या का समाधान होने तक अपने लेखाकंन सॉफ्टवेयर उपयोग नहीं कर पाएंगे। इसका मतलब यह भी है कि आपके पास किसी भी दर्ज किए गए डेटा तक पहुच नहीं होगी जब तक कि कंप्यूटर फिर से नही चल रहा हो। आपका डेटा भी दूषित हो सकता है, इसका मतलब है कि आपको जानकारी फिर से दर्ज करनी होगी जब तक कि आपने अपनी फाइलों का बैकअप नहीं लिया है। इसके अलावा, अगल कोई बिजली की विफलता है, तो आपका सॉफ्टवेयर अनुपयोगी होगा जब तक कि आप बैटरी से चलने वाले लैपटॉप पर न हों।
3. लेखाकंन सॉफ्टवेयर डेटा को धोखाधड़ी एवं गबन से बचाने के लिए अतिरिक्त सुरक्षा स्तरों की आवश्यकता होती है। सॉफ्टवेयर उपयोगकर्त्ताओं के लिए डेटा को परिवर्तन करने में मदद करता है जिससे धोखाधड़ी आसानी से की जा सकती है। परिणामस्वरूप किसी भी डेटा की अशुद्धियों को जांचने की लिए आंतरिक अंकेक्षक की आवश्यकता बढ़ेगी। अत: किसी भी लेखाकंन सॉफ्टवेयर की सुविधाओं पर उपयोगकर्ताओं के नियन्त्रण की मात्रा को सीमित करने के लिए सुरक्षा उपाय भी किये जाने चाहिए।
4. हालांकि संख्याओं को गलत तरीके से लिखना आसान है, लेकिन यह किसी लेखांकन सॉफ्टवेयर में डेटा दर्ज करने से भी गंभीर त्रुटियां हो सकती है। गणना प्रर्दषन करने वाले कार्यक्रम के साथ समस्या के कारण का पता लगाना अधिक कठिन हो सकता है। स्प्रेडषीट, डिजिटल लेजर या बहीखाता ट्रैंकिग को सरल बनाते है और तेज बनाते हैं।
5. लेखांकन सॉफ्टवेयर को सीखने तथा प्रयोग करने के लिए प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है। आप एक अनुभवी एकाऊन्टेंट हो सकते हैं फिर भी आपको यह सीखना होगा कि लेखांकन सॉफ्टवेयर का उपयोग करने के लिए प्रत्येक बटन और मेनू कमांड का प्रयोग कैसे किया जाता है। यह सीखना बहुत महँगा साबित होगा। कुछ मामलों में, कार्यों को करने के सीखने के लिए प्रशिक्षण के लिए भुगतान आवश्यक हो जाता है। अगर आप तकनीकी जानकार नहीं हैं तो आपके लिए प्रक्रिया और अधिक मुश्किल हो सकती है।
6. कई लेखाकार यह पाते हैं कि डेटा को लेखांकन सॉफ्टवेयर में दर्ज करने में अधिक समय लगता है, जितना कि इसे लिखने या इसे स्प्रेडषीट में टाइप करने में। चरण-दर-चरण स्क्रीन के कारण, प्रक्रिया अक्सर अधिक समय लेती है, खासकर उन लोगों के लिए जो सॉफ्टवेयर का उपयोग अक्सर नहीं करते हैं या अभी भी प्रोग्राम का उपयोग करने के लिए नए हैं। यदि सॉफ्टवेयर को बुनियादी डेटा दर्ज करने के लिए कई चरणों की आवश्यकता होती है, तो समय की आवश्यकताएं स्वचालित गणनाओं के लाभों से आगे निकल सकती हैं।
कम्प्यूटरीकृत लेखाकंन की सीमाएं -
कम्प्यूटरीकृत लेखाकंन की बहुत सारी सीमाएं भी हैं। आइए इनकी एक-एक करके चर्चा करें।1. लेखाकंन सॉफ्टवेयर का उपयोग करते समय कुछ सॉफ्टवेयर को अतिरिक्त सुविधाओं के लिए अपग्रेड या अपडेट खरीदने की आवश्यकता होती है। आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आपका कम्प्यूटर सॉफ्टवेयर चलाने में इनेबल हो। यदि नहीं, तो आपको अपने कम्प्यूटर को भी अपग्रेड करना होगा। रिपोर्ट देखने के लिए अधिकांष सॉफ्टवेयर के लिए आपके पास अतिरिक्त सॉफ्टवेयर होना आवश्यक है। उदाहरण के लिए कुछ प्रोग्राम आपको PDF फाइल या एक्सेल स्प्रेडषीट के रूप में डेटा निर्यात करने की अनुमति देते है हालाँकि, सॉफ्टवेयर प्रयोग कार्यक्रम के बिना डेटा को देखने की अनुमति देते है हांलाकि सॉफ्टवेयर प्रयोग करने से उपयोगकर्ताओं को अतिरिक्त खर्च वहन करना पड़ सकता है।
2. अगर आपका कम्प्यूटर क्रैष हो जाए या डेटा वायरस के द्वारा दूषित है, आप समस्या का समाधान होने तक अपने लेखाकंन सॉफ्टवेयर उपयोग नहीं कर पाएंगे। इसका मतलब यह भी है कि आपके पास किसी भी दर्ज किए गए डेटा तक पहुच नहीं होगी जब तक कि कंप्यूटर फिर से नही चल रहा हो। आपका डेटा भी दूषित हो सकता है, इसका मतलब है कि आपको जानकारी फिर से दर्ज करनी होगी जब तक कि आपने अपनी फाइलों का बैकअप नहीं लिया है। इसके अलावा, अगल कोई बिजली की विफलता है, तो आपका सॉफ्टवेयर अनुपयोगी होगा जब तक कि आप बैटरी से चलने वाले लैपटॉप पर न हों।
3. लेखाकंन सॉफ्टवेयर डेटा को धोखाधड़ी एवं गबन से बचाने के लिए अतिरिक्त सुरक्षा स्तरों की आवश्यकता होती है। सॉफ्टवेयर उपयोगकर्त्ताओं के लिए डेटा को परिवर्तन करने में मदद करता है जिससे धोखाधड़ी आसानी से की जा सकती है। परिणामस्वरूप किसी भी डेटा की अशुद्धियों को जांचने की लिए आंतरिक अंकेक्षक की आवश्यकता बढ़ेगी। अत: किसी भी लेखाकंन सॉफ्टवेयर की सुविधाओं पर उपयोगकर्ताओं के नियन्त्रण की मात्रा को सीमित करने के लिए सुरक्षा उपाय भी किये जाने चाहिए।
4. हालांकि संख्याओं को गलत तरीके से लिखना आसान है, लेकिन यह किसी लेखांकन सॉफ्टवेयर में डेटा दर्ज करने से भी गंभीर त्रुटियां हो सकती है। गणना प्रर्दषन करने वाले कार्यक्रम के साथ समस्या के कारण का पता लगाना अधिक कठिन हो सकता है। स्प्रेडषीट, डिजिटल लेजर या बहीखाता ट्रैंकिग को सरल बनाते है और तेज बनाते हैं।
5. लेखांकन सॉफ्टवेयर को सीखने तथा प्रयोग करने के लिए प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है। आप एक अनुभवी एकाऊन्टेंट हो सकते हैं फिर भी आपको यह सीखना होगा कि लेखांकन सॉफ्टवेयर का उपयोग करने के लिए प्रत्येक बटन और मेनू कमांड का प्रयोग कैसे किया जाता है। यह सीखना बहुत महँगा साबित होगा। कुछ मामलों में, कार्यों को करने के सीखने के लिए प्रशिक्षण के लिए भुगतान आवश्यक हो जाता है। अगर आप तकनीकी जानकार नहीं हैं तो आपके लिए प्रक्रिया और अधिक मुश्किल हो सकती है।
6. कई लेखाकार यह पाते हैं कि डेटा को लेखांकन सॉफ्टवेयर में दर्ज करने में अधिक समय लगता है, जितना कि इसे लिखने या इसे स्प्रेडषीट में टाइप करने में। चरण-दर-चरण स्क्रीन के कारण, प्रक्रिया अक्सर अधिक समय लेती है, खासकर उन लोगों के लिए जो सॉफ्टवेयर का उपयोग अक्सर नहीं करते हैं या अभी भी प्रोग्राम का उपयोग करने के लिए नए हैं। यदि सॉफ्टवेयर को बुनियादी डेटा दर्ज करने के लिए कई चरणों की आवश्यकता होती है, तो समय की आवश्यकताएं स्वचालित गणनाओं के लाभों से आगे निकल सकती हैं।